我们每天在等车、等人、等电梯、等开会的零碎时间中,不知不觉浪费掉大把美好生命。如何利用这些空隙,让自己拥有更多时间呢?
EsorHuang在繁忙的正职工作之余,抓紧零碎时间产出了大量优质文章。看看他是如何做到的。
等人的5分钟、在地铁上的10分钟、讲座课程之间的下课、工作安排中穿插的缓冲、每天早起出门前的一段时间,还有各种事情提早开始与提早结束中产生的空档,我们每天的工作与生活中其实充满了“没事做的时间”,而如何善用这些零碎时间就是时间管理的关键。
要怎么善用?首先我们要知道零碎时间又能分成两种:第一种是“固定空档”,我每天早起后到开始准备出门之间有30分钟的空档;又或者我每天上下班时间也是固定的空档。把一些短时间可以完成的常态任务固定在这些常态空档里面做,以免干扰正式工作时的效率与节奏。
第二种则是“意外空档”,有时候要等的人迟到,有时候会议提早结束了,这些临时的小惊喜都是我们可以好好利用的宝贵时间。但因为太意外,因此无法事先安排常态任务,于是有时候就可以把一些“紧急”琐事预留在这些空档做。没错!我说的是“紧急”琐事,因为这些意外空档其实每天都可能发生。
把那些不需要在正式工作时间做,或者会影响重要工作进度的事情,“留到”每天的零碎时间上做,因为你一定会有零碎时间,“常态琐事”就留在固定空档每天重复做,“紧急琐事”就留在意外空档抓紧时间处理。
我们每人手上都有一台手机,你可以在短时间内完成这些任务。
这样一天就有更多时间可以运用,不过前提即今天的主题:我们必须学会把一些事情从正式工作上移出,留待零碎时间再做。
看重点新闻
我自己是这样的,如果我坐上办公桌后的第一件事情是上网浏览新闻、看最新情报的话,一定会不知不觉耗费掉开头一个小时的工作时间,因为“新闻是看不完的”,而且网络会让我们透过一个连结一个连结的陷入知识的探索中。
这件事情并非不好,只是我在不对的时间做。
所以现在我都要求自己只能在零碎时间看新闻,“收集情报”对我来说是重要的每日例行任务,但这是为了可能的工作做准备,却非目前重要工作进度本身,所以不能在正式工作时间做,而要利用早起出门前、上下班时间来做。
幸好现在手机有“Flipboard”、“Zite”、“Feedly”这样的新闻阅读App,要在行动中看到重点新闻并非难事,甚至处理起来更有效率。而且在零碎时间看新闻还可以自然而然的限制看新闻时间,等车10分钟一到我就不能看新闻了,所以我也会更加懂得抓住新闻重点来看。
攥写草稿大纲
认识我的人都知道我的正职工作非常忙碌,所以很好奇我到底怎么常常还能有时间写博客文章?这里的关键就是我要把“写一篇博客文章”这件事情再切割成好几个小任务,其中有个任务就是“拟定大纲”、“撰写草稿”。
并且,我会在每天下班搭车(地铁、客运、火车)的路上做这件事情,通常通勤时间的地铁上网络也不通畅,所以我不会上网,而是开始想大纲打草稿。
虽然可能只有10~30分钟的时间,但足够了,让我回到家里坐到电脑前,就可以开始正式写文章,而不用再浪费正式时间去想要写什么。
处理邮件
另外一个应该避免正式工作时间做的事情,就是打开你的电子邮件信箱,除非你的工作就是看信,要不然我相信你会有更重要的每日进度要完成,你应该先去做那些重要紧急的每日项目进度。
然后在工作的空档之间,我相信你一定每天都会有固定的工作空档,可能是工作一个小时后的休息时间,可能是中午吃完饭的午休时间,这时候再花个5分钟打开信箱去处理邮件。
邮件通常都是“要加一些额外任务给你”,但我们的正式、重要工作都还没完成就要两头忙去处理额外任务,那是不切实际且干扰效率的。会用邮件寄给你的额外任务通常也不是当下就要完成不可,因此利用零碎时间来处理邮件才是最好的工作流程安排。
回复朋友信息
同样的道理,我们也没必要在工作时间,或者我们为自己设定的工作时间去处理朋友之间的聊天信息,例如我每天晚上固定要空出来的写博客时间。
反而等到有零碎时间时,尤其是意外的空档,例如会议稍微延后的5分钟,今天博客提早写完剩下的10分钟,再打开微信去看朋友发给你的信息就好。
安排日历行程
有些朋友也会习惯在正式的工作时间里,一开始就打开日程表准备安排工作,这也是一个可以“重新思考看看”的流程。照理说,一坐上办公桌就立刻知道要做什么,并且立刻开始工作才是最好的。
所以我会利用零碎时间来安排日历行程,只要打开手机上的日程表,重新安排工作不是什么难事。而且就像我前面说的,每天一定会有零碎时间,所以一定有时间可以安排日程表,不用担心没时间做,更不用在正式工作时间做。
而安排日程表最好的时间,对我来说是下班回家的路上,在高速公路客运上我就打开手机上的日程表,最好明天工作的行程安排。
回顾待办清单
同样的道理,你的To-DoList待办清单也是,不要在正式工作时间安排待办清单,那只是我们想要逃避工作的藉口、手段而已!因为不想做正式工作、烦恼正式工作,所以用安排待办清单来“减压”。
千万不要这样,相反的,一样把安排待办清单这件事情留到零碎时间做,像是工作完成后的空档,就是最好时机,可以拿出待办清单做一个顺序的微调。
考虑一些自己的事情
当然,零碎时间不一定要留给工作,也可以留给自己,如果生活上、人际上有什么烦恼的事情,我也会练习在正式工作时间先“暂时移开”他们,从脑中移出、从心里暂忘,记在笔记里。
然后等到零碎的空档,拿出笔记,重新思考自己的事情,把想法感觉写下来。
整理工作环境
如果你想整理自己的办公室环境、书桌上杂乱的事物,那么也不是在正式工作时间做,不如留待那些“意外的空档”,花个10分钟再整理一下桌子。不要把整理当做你逃避正式工作的藉口了。
玩一些新玩意
看到好玩的手机游戏,看到有趣的新鲜App,看到有意思的网络文章,千万不要在正式工作时间分心,把这些东西留下来,稍后玩耍或阅读,因为你可以绝对的放心,每天你会有一堆零碎时间让你玩这些新玩意。
听个音乐吧!
最后,当然我们不需要把零碎时间塞满要做的事情。
有时候,遇到意外的零碎时间,我们就放空一下,让自己的心纾缓一些,听个音乐或什么都不做,也是零碎时间很棒的利用。
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